Menurut FX soedjadi record retention schedule adalah suatu kebijaksanaan
yang harus dilakukan dalam rangka proses manajemen, yaitu yang
berhubungan dengan penggolongan, pemilihan, distribusi, maupun disposisi
dari record untuk menentukan records yang mana yang perlu tetap
disimpan untuk selama-lamanya serta jenis-jenis records yang mana dan
yang dalam jangka waktu berapa lama pula perlu dimusnahkan karena sudah
tidak diperlukan lagi.
Penggolongan records dilakukan untuk mengatasi masalah dalam melakukan
pemilihan dan menentukan kapan suatu records harus dimusnahkan atau
disimpan untuk sementara ( temporary storage) atau kapan suatu records
ttersebut harus dimusnahkan atau disimpan untuk selamanya (permanent
storage ).
Ada empat penggolongan records menurut FX Sudjadi, antara lain :
Records yang tidak penting (nonessential)
Records ini dimaksudkan adalah semua surat-surat, catatan-catatan,
maupun laporan yang hanya digunakan dalam waktu yang singkat atau bisa
saja laporan itu hanya digunakan untuk bebberapa menit saja oleh karena
itu records ini sebaiknya dimusnahkan kalau kegunaanya sudah dipakai
dan tidak perlu disimpan.
Yang termasuk kedalam recods ini yaitu :
Nota-nota pembeliaaarn barang yang sudah lunas
Slip-slip surat pendaftaraan
Surat-surat undangan dari karyawan atau relasi
Pengumuman yang berhubungan dengan kegiatan sehari-hari
Pesanan-pesanan yang menyangkut kegiatan rutin
Records yang tidak dimanfaatkan
Records ini maksudnya adalah records yang masa penggunaanya dalam waktu
yang terbatas sehingga perlu dimasukkan ke dalam file yang untuk
sementara waktu disimpan untuk kemudian dimussnahkan kalau sudah
melewati batas waktu kadaluarsa
Yang tergolong dalam records ini adalah sebagai berikut :
Surat-surat undangan rapat
Dokumen-dokumen yang bersifat periodik
Surat-surat keterangan ijin dan sakit
Surat-surat dinas ke cabang perusahaan
Records yang penting
Yang termasuk records ini adalah catatan-catatan, laporan-laporan
ataupun dokumen-dokumen yang mempunyai waktu penggunaanya dalam jangka
waktu yang cukup lama, misalnya dalam jangka waktu 4 atau 5 tahun
Yang termasuk dalam records ini antara lain adalah :
Dokumen-dokumen penjualan
Laporan-laporan keuangan
Catatan-catatan pembukuan mengenai penerimaan dan pengeluaran masalah keuangan
Wesel-wesel tagih
Records yang sangat penting
Maksudnya records ini adalah recods inilah yang akan disimpan
selama-lamanya sampai bangkrutnya perusahaan ( instansi yang
bersdangkutan )
Yang tergolong dari records ini adalah sebagai berikut :
Surat akte pendirian bangunan dan guna pakai
Surat perjanjian kontrak
Surat-surat asuransi
Surat-surat keputusan
Surat ijin pengoperasian kegiatan perusahaan
Surat-surat hak milik perusahaan .
http://ayienyen.blogspot.com/2009/11/record-retention-schedule.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar